منشی گری حرفه ای

منشی گری یا مسئول دفتر

برای منشی یا مسئول دفتر شدن، معمولا نیاز به تحصیل در یک رشته خاص نمی باشد. البته به تازگی رشته هایی تخصصی مانند امور دفتری و منشی گری در برخی ازدانشگاه های کشور راه اندازی شده است.

عموما افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته های مختلف می توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته هایی مانند حسابداری،مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشی گری مورد نظر کارفرماها هستند.

در برخی شرکتها و موسسات، مدرک منشی در درجه پایین تری از اهمیت قرار داردو داشتن دیپلم کافی است. این قبیل شرکتها معمولاً برای ویژگیهای دیگر منشی (مثل داشتن روابط عمومی بالا و برخورد مناسب، وضعیت ظاهری و آراستگی، مهارتهای تایپ و پاسخگویی تلفن، توانایی انجام هماهنگی های فشرده و سنگین مثلا در زمان برگزاری همایشها و جلسات) اهمیت بیشتری قائلند.

محتوای آموزشی:

·        شناخت نقش مدیر دفتر حرفه ای و زبده در سازمان ها و شرکت ها

·        رئیس دفتر حرفه ای و نمونه کیست و چه ویژگیهایی دارد؟

·        خصوصیات ظاهری و رفتاری یک مسئول دفتر و منشیحرفه ای

·        روانشناسی منشی گری(آشنایی با اصول روانشناسی ارتباطات)

·        نقش EQ  درموفقیت مسئولین دفاتر و مهارتهای ارتقاء هوش هیجانی

·        مهارتهای نوین مذاکره و پاسخگویی تلفنی با رویکرد ارتباطات موثر فردی و گروهی

·        پیدا کردن زبان مشترک با مدیر و انتقال صحیح اطلاعات به مدیر

·        برقراری ارتباط موثر با مدیر، همکاران، ارباب رجوع  و وظایف رئیس دفتر در قبال آنها و نقش nlp  و Body language  در برقراری ارتباط موثر(اصول مشتری مداری نوین و تکریم ارباب رجوع)

·        مهارتهای رفتاری مورد نیاز یک مسئول دفتر موفق کدام است؟

·        چگونگی برقراری سیستم پیگیری ملاقاتهای مدیر وتنظیم و کنترل سفرها و  ماموریت های اداری مدیر(Travel Planing) 

·        مهارتهای تنظیم جلسات و برنامه ریزی موثر برای اجرای موفقیت آمیز جلسات، حصول اطمینان از مطلوب بودن فضای فیزیکی و روانی واحد(ارگونومی)

·        آشنایی با روانشناسی ارتباطی در سازمان و کاهش فشارهای روانی و استرس های شغلی در محیط کار

·        تفویض اختیار و تصمیم گیری موثر

·        خلاقیت و نوآوری در نحوه ارائه پیشنهادات به مدیر(روش تعامل و تبادل اطلاعات با مدیر) و وظایف رئیس دفتر در مورد تشریفات ومیهمانان(آداب تکریم مهمان های تجاری و اصول بازاریابی)

·        مدیریت کلیه نامه های الکترونیکی، مدیریت پروژهها و اصول یادداشت برداری(مدیریت امور دفتری و دبیرخانه)

·        آشنایی با اصول نامه نگاری های تجاری و نحوه ارسال نامه ها از طریق اتوماسیون اداری

·        وظایف اداری و سازمانی مسئولین دفاتر و مروری براخلاق اداری و رفتار سازمانی

·        آشنایی با فن گزارش نویسی اداری، نامه نگاری، اصول بایگانی و روشهای طبقه بندی و حفظ و نگهداری اسناد، کد گذاری مدارک

·        آشنایی با ساختارهای ارتباط مجازی(فکس، ایمیل، چت)

·        نحوه ثبت و به روز نگهداشتن اطلاعات

·        آشنایی با فنون مدیریت زمان و روشهای حل مسئله

·        مدیریت سکوت و اعتراضات ارباب رجوع و شیوه های متقاعد کردن مخاطب

·        آشنایی با لزوم رازداری و اطلاعات طبقه بندی شده یک سازمان یا شرکت

·        چگونگی برقراری نظم دفتر مدیر(فیزیکی - روانی) وچیدمان و شرایط فیزیکی محیط کار

·        روشها و تکنیک های حرفه ای مدیریت دفتر بدون حضورمدیر عامل

·        روشها و تکنیک های شناسایی مراجعه کنندگان و تماس گیرندگان و تکنیکهای بدست آوردن اطلاعات از آنها

·        ترتیب دادن جلسات اداری و کنفرانس ها

·        تدوین برنامه کار در حوزه مدیریت، پاسخگویی به مراجعین به زبان فارسی و انگلیسی(حضوری و تلفنی)

·        شناخت سیستم گردش مکاتبات اداری، عملیات مربوط به دریافت و تفکیک مکاتبات، عملیات مربوط به پیگیری، عملیات مربوط به ارسال مکاتبات،سیستم پیگیری و...

·        مدیریت فرآیندهای دفتری و برنامه ریزی امورمدیریت انتقال اطلاعات